Los servicios de renting de fotocopiadoras se han incrementado mucho en los últimos años. Muchas empresas aún dudan si es mejor contratar este tipo de servicio o adquirir equipos de impresión por cuenta propia.
Las fotocopiadoras suelen representar una inversión elevada para una empresa. Sin embargo, a su vez son un equipo imprescindible para cualquier oficina. El renting de fotocopiadoras consiste en una inversión mucho más reducida.
Enseguida veremos en qué consiste este servicio, así como sus ventajas, desventajas y las cosas que hay que tener en cuenta al contratar a un proveedor.
¿Renting de fotocopiadoras o adquirir impresoras por nuestra cuenta?
Como habíamos mencionado, algunos consideran que es mejor decisión adquirir un equipo de impresión propio. Y por otro lado, hay quienes opinan que es mejor contratar los servicios de una empresa dedicada al renting en fotocopiadoras.
Ambas posturas ofrecen razones válidas. Sin embargo, analizaremos a detalle cada situación y así poder evaluar cuál se adapta mejor a nuestro caso en particular.
Beneficios e inconvenientes de adquirir una impresora propia
- Al comprar un equipo de impresión, tu empresa adquiere un activo fijo propio, incrementando el valor de tus bienes materiales.
- Además, tienes la opción de adquirir el tipo de impresora que más consideres conveniente y que mejor cumpla con tus necesidades.
- Te encargarás de su mantenimiento cuando lo consideres conveniente. Conocerás a detalle como hacerlo y las refacciones que necesitarás para ello. Aunque esto a su vez puede representar una desventaja.
Inconvenientes
- No tendrás a disposición un servicio técnico que se encargue de examinar y de dar mantenimiento cada cierto tiempo al equipo.
- No poseerás las ventajas de adquirir paquetes de impresión para cierto monto de copias. Cada impresión correrá por tu cuenta.
- Tendrás que hacer una inversión considerable para adquirir el equipo de fotocopiado.
Beneficios e inconvenientes del renting de fotocopiadoras
Beneficios
Gozarás de un servicio orientado únicamente a esta labor. Recibirás los suministros y el mantenimiento del equipo a un precio relativamente asequible
Además de la impresión de copias, los equipos de fotocopiado poseen otras funciones adicionales. Entre ellas se encuentran los escaneos en blanco y negro y a color, impresiones en doble cara y fax.
Inconvenientes
El mayor inconveniente de este tipo de servicio, es que estás rentando un equipo externo a tu empresa. Por lo que tendrás que asumir ciertas responsabilidades ante esto.
Funcionamiento del renting de fotocopiadoras en Valencia
Como hemos visto, el renting es prácticamente un servicio de alquiler de fotocopiadoras. Con él, podrás tener equipos de fotocopiado en tus oficinas, a través del pago de cuotas mensuales a la empresa que te lo brinda.
Servicio de renting de fotocopiadoras
Antes de contratar un servicio de renting de fotocopiadoras, la empresa que adquiere estos servicios necesita conocer a fondo sus propias necesidades.
Debe analizar la cantidad de hojas que se imprimen y se fotocopian mensualmente. Si estas necesitan realizarse en varios formatos y si deben hacerlo en color, blanco y negro o ambos.
Teniendo en cuenta esto, se contactará con un proveedor que pueda satisfacer estas necesidades. Se realizará una reunión con ellos, se expondrá su situación particular y dicho proveedor la analizará.
Posteriormente, ofrecerá una serie de paquetes y servicios incluidos en ellos. Y la empresa que está buscando sus servicios tendrá que analizar entre todas sus posibles opciones y escoger la que mejor se adapte a ellos.
Servicios adicionales de un renting de fotocopiadoras
Además del equipo de fotocopiado, se suelen incluir otros beneficios dentro del servicio. Uno de ellas es el paquete de copias mensuales, que viene incluido dentro de la cuota mensual.
Por lo que no será necesario pagar por ellas en adición al equipo de fotocopiado. Sin embargo, si se llegase a superar el número de copias mensuales, la empresa de renting solicitara un pago adicional.
Por ello, es importante saber el promedio de la cantidad de copias que se suelen hacer en la oficina. Por otra parte, dentro del renting también suele venir incluido la cantidad promedio de tinta que se emplea por página.
Otros servicios adicionales son el fax, la colocación de bandejas para hojas y el mantenimiento.
¿Es rentable este servicio?
Un servicio de renting de fotocopiadoras es completamente rentable para una empresa. Con él podrás:
- Contar en todo momento con un equipo de fotocopiado de gran eficiencia y con todo lo necesario para cumplir con tus necesidades. Todo esto sin tener que desembolsar grandes cantidades en la adquisición de equipo propio.
- Estos recursos ahorrados podrás concentrarlos en otras áreas que te provean una rentabilidad mayor.
Otras preguntas frecuentes
¿Cuál es el número de copias que se incluye mensualmente?
Esto depende de la empresa de renting de fotocopiadoras, el paquete contratado y de tus necesidades. Si deseas evaluar el mejor precio, solicita que te brinden un presupuesto con base en la cantidad de copias que realizas al mes
¿Es posible modificar la cantidad de copias mensuales?
Igualmente, esto depende de la empresa de renting de fotocopiadoras y del paquete que contrates.
Antes de firmar, consulta si te es posible modificar el paquete de copias incluidas dentro de un plazo de uno, dos o tres años. De igual forma, consulta el precio por hacerlo.
Las necesidades de la oficina van cambiando con el tiempo. Quizá en un momento tengas una alta demanda de copias y tiempo después esta descienda a la mitad o incluso menos.
Porcentaje de cobertura
El porcentaje de cobertura hace referencia al promedio de tinta que se coloca en una página. O, simplemente, la cantidad de tinta que se emplea por página. Entre mayor sea este porcentaje, se necesitará utilizar más cartuchos.
Comúnmente, las empresas de renting de fotocopiadoras suelen reducir este porcentaje en ciertos márgenes. 5% en impresiones de blanco y negro y 20% en aquellas que se hacen a color.
Si llegases a excederte en estos porcentajes, se te cobrará un excedente. Por lo que siempre es importante consultar sobre esto.
¿Y los escaneos?
Existen empresas de renting de fotocopiadoras que cobran adicionalmente los escaneos que realizas. Otras, lo incluyen dentro de la cuota de pago mensual. Es un detalle que hay que consultar con el proveedor antes de contratar su servicio.
¿Qué sucede con los materiales de suministro?
Estos son brindados por la empresa de renting de fotocopiadoras. Algunas de ellas cuentan con aplicaciones que llevan un control del nivel de los suministros.
Cuando estos se encuentran en niveles bajos, se suelen enviar reemplazos sin tener que solicitarlo Si un proveedor no cuenta con una aplicación de este tipo, habrá que estar atentos cuando los niveles de tinta se encuentren bajos.
El renting de fotocopiadoras es un servicio adecuado para las empresas que buscan tener equipos de calidad sin hacer grandes inversiones.
Si te encuentras en busca de alguien que pueda cumplir con lo que necesitas, ten en cuenta que en Ofimática Samuel Zaragoza brindamos este servicio en Valencia.
Ponte en contacto con nosotros y con todo gusto te asesoraremos.
