Para maximizar la productividad y seguridad, la gestión documental eficiente es fundamental. Muchas organizaciones enfrentan problemas como desorden de archivos y pérdida de documentos, lo que disminuye el rendimiento y genera riesgos de seguridad. Optimizar tu empresa con la optimización de la gestión documental.
Diagnóstico de Problemas Comunes.
Los desafíos comunes en la gestión documental incluyen la pérdida de documentos y el acceso restringido, duplicidad de los mismos con varias versiones disponibles, todas estas cuestiones afectan negativamente la productividad y la seguridad. Una gestión ineficaz puede conducir a errores operativos, vulnerabilidades de seguridad y retrasos críticos en la toma de decisiones.
Estrategias de Optimización de la Gestión Documental
Para superar estos desafíos, existen varias estrategias eficaces para optimizar la gestión documental:
- Digitalización de Documentos: Convertir documentos físicos a formatos digitales ofrece varias ventajas, como el ahorro de espacio, el acceso rápido a la información y la posibilidad de compartir documentos de forma más segura.
- Uso de Software de Gestión Documental: Estas herramientas permiten manejar grandes volúmenes de documentos en formato digital, lo que ahorra tiempo, recursos y espacio físico.
- Automatización de Procesos Documentales: En OfimaticaSZ, utilizamos sistemas de control de usuarios y dispositivos para agilizar los procesos de mantenimiento y controlar los costos directos de impresión, ofreciendo mayor control y eficiencia.
- Gestión de Accesos y Seguridad: Los dispositivos de OfimaticaSZ permiten generar permisos y controlar el acceso a la información según el perfil del empleado, garantizando la seguridad de los datos.
- Búsqueda y Consulta Rápida: Con una gestión documental eficaz, es más sencillo localizar documentos archivados, lo que minimiza el tiempo que se dedica a estas tareas y mejora la productividad.
Optimización de procesos diarios de la gestión documental
La gestión documental puede optimizar procesos diarios importantes, como la validación de contratos, la administración de expedientes de recursos humanos y la gestión eficiente de compras y facturas de proveedores. A continuación, se detallan algunas estrategias clave para estos procesos:
Gestión eficiente de compras y facturas de proveedores
La digitalización inteligente con tecnología OCR permite minimizar el uso de espacio físico. Gracias a esta solución, puede capturar automáticamente todos sus documentos, tanto en formato papel como directamente desde el correo electrónico, sin necesidad de almacenamiento físico.
También tiene la opción de conectar esta herramienta con su sistema de contabilidad para realizar apuntes automáticos. El proceso es completamente adaptable a la normativa vigente.
Administración eficiente de expedientes de recursos humanos
Esta solución permite almacenar documentación del personal, flujos de aprobación y firmas en un repositorio fácilmente accesible. La información está segura y se puede acceder a ella según diferentes niveles de permisos, lo que garantiza la confidencialidad.
Los documentos están siempre disponibles para agregar, buscar y editar según sea necesario, proporcionando flexibilidad y adaptabilidad.
Validación de contratos y trámites desde una plataforma centralizada
Esta funcionalidad permite firmar y validar contratos, bajas, altas y otros trámites desde una ubicación única, accesible para los usuarios con diferentes niveles de permisos. Esto garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales y proporciona un flujo de trabajo más eficiente.
Beneficios de optimizar la gestión documental de tu empresa
Estos son los beneficios de optimizar la gestión documental en tu empresa:
- Reducción de costes operativos: Disminuye entre un 30 y un 35% gracias a la eliminación del archivo físico y al acceso inmediato a la información desde cualquier lugar.
- Menor inversión: Reduce la inversión en un 40%, ya que no se requiere almacenamiento físico.
- Ahorro de tiempo: Cada trabajador gasta aproximadamente 10 horas al mes buscando documentos perdidos.
- Reducción de costes asociados al papel: Ahorra 0,70€ por documento al evitar la conservación de archivos físicos.
- Rápido retorno de la inversión: ROI estimado entre 8 y 12 meses.
- Mayor seguridad de la información: Ofrece trazabilidad, firma digital y autenticación de usuarios basada en roles de seguridad.
- Facilidad para compartir documentos: Comparte documentos fácilmente con personas dentro o fuera de tu organización.
- Impulso a la transformación digital: Integra DocShare con otras aplicaciones como ERP, CRM o contabilidad a través del API de integración.
- Colaboración mejorada: Utiliza las funcionalidades de DocShare para maximizar la colaboración entre tus trabajadores.
- Reducción del error humano: Automatizar procesos ayuda a aumentar la productividad y ahorrar tiempo.
- Adaptabilidad y fácil implementación: DocShare se adapta a las necesidades de la empresa gracias a su rápida parametrización. Puedes comenzar a trabajar con tus documentos en cinco minutos.
- Cumplimiento normativo: DocShare te ayuda a cumplir con el RGPD, gestión de calidad, firma electrónica y gestión de expedientes.
Para saber más sobre cómo la gestión documental puede beneficiar a tu empresa, contáctanos. El equipo de OfimaticaSZ te asesorará para elegir la mejor solución adaptada a tus necesidades y ayudarte a optimizar tus procesos.
