Día tras día, la cantidad de información y documentos que una empresa debe manejar y administrar aumenta, lo cual conlleva diversos inconvenientes de organización, seguridad y almacenamiento. Si sueles sufrir por esta problemática, quizá sea momento de preguntarte si necesitas gestión documental en tu oficina.
A través del uso de las nuevas tecnologías y la digitalización, es posible facilitar esta labor, permitiéndote ahorrar una enorme cantidad de tiempo, recursos y espacio, además de una gran cantidad de beneficios que aportarán en gran medida a mejorar tu productividad y eficiencia.
En este artículo vamos a explicarte un poco acerca de esta grandiosa herramienta y te proporcionaremos un breve cuestionario que te ayudará a determinar si ha llegado el momento de que tu negocio comience a implementar esta estrategia.
¿En qué consiste el sistema de gestión documental?
La gestión de documentos comprende el conjunto de tecnologías, acciones y procesos que una organización lleva a cabo para producir, guardar y recuperar sus documentos. Sin importar cuál sea el tamaño o el giro al que se dedique, es una necesidad imprescindible para cualquier empresa.
Para realizar esta tarea de manera eficiente, se requiere el uso de un gestor documental o DMS. A través de este tipo de programa, es posible organizar, almacenar y compartir la documentación en la empresa de forma práctica a través de formato digital.
Tipos de gestión documental
De acuerdo al tamaño y las actividades que se lleven a cabo en tu negocio, existen diversos software de gestión documental que pueden serte de utilidad.
En el mercado puedes encontrar algunos más sencillos donde solo se manejan nombres y ficheros, lo cual es útil si solo requieres administrar una cantidad reducida de documentos.
Existen otras soluciones como las bases de datos documentales, las cuales poseen mayor capacidad para guardar, pero no incluyen muchas funciones adicionales.
Por otro lado, los ECM o Enterprise Content Management poseen un gran espacio para almacenar, siendo de enorme utilidad para empresas más grandes.
Otra opción similar al ECM son los sistemas on-premise. Estos consisten en la conservación de los archivos en servidores propios de la organización, lo cual resulta ser mucho más seguro para la información.
Una solución más que resulta viable y práctica son los software en la nube. Estos presentan varias ventajas como ser más accesibles y no representar grandes gastos de mantenimiento por parte de la empresa. Sin embargo, poseen una menor privacidad y dependen por completo de una conexión a internet y de que el proveedor del servicio se encuentre operando de forma continua.
¿Cómo saber si requieres de una gestión documental y organización de archivos?
Para identificar si necesitas gestión documental dentro de tu organización, te proponemos que analices y respondas las siguientes preguntas.
A través de ellas podrás detectar si cuentas con flaquezas y problemas en este ámbito y conocer cómo este cambio de estrategia en el manejo de la información puede ayudarte.
1. ¿Tu centro de trabajo está constantemente repleto de documentos y no cuentas con suficiente espacio para guardarlos?
Una larga pila de papeles sobre el escritorio, además del problema de espacio que representa, suele reducir en gran cantidad la productividad y eficiencia.
Mediante la gestión documental puedes tener tu información mucho mejor ordenada y al alcance de tu mano en cualquier momento a un simple clic de distancia.
2. ¿Sueles extraviar de manera constante tus documentos?
De acuerdo a distintas investigaciones, se sabe que 18 minutos es la cantidad de tiempo promedio que una persona requiere para encontrar un documento en específico.
A través de la gestión documental, es posible reducir esta demora al mínimo. Gracias a que es posible buscar y filtrar resultados a través de keywords y fechas de modificación, todo se convierte en algo instantáneo y bastante sencillo.
3. ¿Toda tu documentación se encuentra en formato impreso?
Año con año, la cantidad de archivos impresos que se almacenan crece de forma exponencial. Mantener toda esta documentación guardada representa un riesgo tanto para la confidencialidad como para la integridad de la información, esto sin mencionar que se incrementa su facilidad de extravío.
Mediante un DMS puedes prevenir todo lo anterior, además de disminuir el consumo de papel y por ende, contribuir al cuidado del ambiente y al desarrollo sustentable.
4. ¿Has tenido que imprimir un mismo papel más de dos veces?
La costumbre de imprimir un documento puede llevarte a realizar copias innecesarias. Esto conlleva un gran aumento en los costes mensuales de impresión.
Con ayuda de la gestión documental, te será posible evitar la duplicación de papeles y, al mismo tiempo, disminuir entre un 20 a 40% la inversión destinada a esta tarea.
5. ¿No sabes cuándo fue la última vez que modificaste un archivo?
Saber la fecha y hora en que se efectuó la última modificación de un documento y llevar un registro de ello a través del formato físico es una labor complicada y en ocasiones imposible.
Mediante un archivo digital compartido y accesible en cualquier momento, podrás estar al tanto de hasta el más mínimo detalle de los cambios que se efectúen y por quién han sido hechos.
6. ¿No cuentas con un respaldo de seguridad de la información?
Para proteger tu información, es crucial tener a la mano un respaldo de cada documento, algo que en ocasiones puede dificultarse con el uso de papel.
Con la gestión documental, se pueden hacer varias copias de seguridad en espacios virtuales como la nube, así como tener un control de confidencialidad más estricto, otorgando acceso solo a personal autorizado.
7. ¿Sueles compartir archivos con tus empleados de forma constante?
En la actualidad, es común que varias personas necesiten trabajar con un documento al mismo tiempo. Por lo que tener toda la información en un mismo espacio y al alcance de todos facilita el flujo de trabajo y a su vez reduce los tiempos y costes involucrados en la finalización de un proyecto.
¿Conviene implementar una gestión documental en la empresa?
Si tu respuesta a una o más de las preguntas anteriores fue un rotundo si, y has identificado algún punto a mejorar en cuanto a seguridad y manejo de la información, entonces debes considerar seriamente si necesitas gestión documental en tu organización.
En Ofimática SZ tenemos las mejores soluciones del mercado para ti. Si requieres de nuestro apoyo en esta cuestión, te invitamos a contactar con nosotros para asesorarte y ofrecerte la alternativa más idónea de acuerdo a tus necesidades.
