En la actualidad, los avances de las nuevas tecnologías crecen a un ritmo abrumador, siendo complicado conocer todos sus entresijos. El historial de impresiones es uno de los grandes desconocidos para la mayoría de usuarios.
Aunque parece un aspecto sin importancia, para muchos expertos en tecnología puede ser un tanto ventajoso. Esto puede ser peligroso para la empresa, alguien sin la autorización puede acceder a todo el historial.
En él, no solo se puede ver lo que se ha impreso o ver qué persona ha realizado la acción. También se pueden realizar acciones más peligrosas para tu organización.
Conoce qué información puedes conseguir del historial de impresiones y por qué es importante que tengas cuidado con él. Y por supuesto, cómo evitar que usuarios externos tengan acceso.
Qué es el historial de impresiones
Antes de saber por qué es importante para tu empresa tener cuidado con el historial de las impresoras de gran formato, es necesario saber qué es exactamente.
El historial de impresiones es una recopilación de todos los documentos que se han enviado a imprimir desde cualquier dispositivo, como el ordenador o el móvil. Ambos dispositivos almacenan información de estas acciones, desde el usuario que lo ha impreso, la fecha de impresión e incluso datos del ordenador.
Como todo, esto tiene pros y contras. Las ventajas de este historial son que puede ayudarte a resolver algún problema o despiste. Como por ejemplo, si los documentos impresos han salido pero no están en la bandeja de salida y alguien los ha cogido por error.
Además, puede ayudarte a saber si el documento todavía no ha salido y aún está en la cola de impresión. Esto puede ser porque se ha bloqueado por un problema, si no es por falta de papel. El equipo puede requerir la intervención de un usuario, siendo la misma impresora quién avisa del problema.
Para ello, es necesario saber cómo quitar la intervención del usuario para poder continuar usando el equipo en la impresión de los documentos. Esto te permitirá no interrumpir la productividad de la empresa mientras se espera a un técnico especializado.
Por qué debes tener cuidado con el historial de la impresora
El historial de la impresora puede tener varias ventajas desde el punto de vista de la empresa, pero también puede provocar algunos inconvenientes que seguro quieres evitar. En Ofimática Samuel Zaragoza queremos que conozcas tanto los pros como los contras para que conozcas cómo puedes evitar algunos de estos inconvenientes.
Una de las desventajas más importantes es que, si un usuario externo y ajeno al negocio, consigue acceder al historial puede conseguir información confidencial de la empresa. Estos datos son accesibles para toda la red, siendo bastante fácil para un usuario con altos conocimientos de informática.
Además, también es posible conseguir estos datos desde la misma impresora, siempre que disponga de pantalla táctil y se conozcan que opciones hay que seleccionar para acceder a los datos confidenciales. Esto puede ser peligroso si algún empleado a ellos sin buenas intenciones.
Los datos del historial pueden contener información sobre la hora de impresión de cada documento, las veces que un documento se ha enviado a la impresora, incluso es posible saber exactamente qué se ha imprimido desde los dispositivos móviles.
Cómo evitar el acceso al historial de impresiones
Ahora ya conoces la importancia que tiene el historial de la impresora y por qué debes tener cuidado con él para evitar que accedan a datos confidenciales de la empresa. Para conseguirlo, lo más recomendable es eliminar el historial de forma frecuente, pero también hay otras opciones.
Puedes habilitar la impresión confidencial para todos los documentos impresos en el negocio, esto permite proteger la información con una contraseña y realizando un paso de autentificación. En especial, esto ha sido diseñado para las empresas y negocios que manejan información sensible.
Otra opción es desactivar la opción del historial de impresiones, evitando que ninguna información se almacene en los dispositivos.
Estas son algunas de las medidas de seguridad que puedes realizar para evitar los problemas o inconvenientes ocasionados por el historial de impresiones. Si te preocupa la seguridad de tu empresa, puedes contactar con nuestros expertos para conocer las mejores soluciones según las necesidades de tu negocio.
