Tanto grandes empresas como pymes a diario manejan gran cantidad de documentos, siendo el proceso de organización cada vez más complejo. Entonces seguro te preguntas ¿Necesito un gestor documental en mi empresa? Si quieres saberlo aplica este test. ¡Empieza ya!
Test para comprobar la gestión documental de tu empresa
Si pierdes tiempo valioso al buscar pedidos, facturas, existencia de productos, fichas de clientes y más debes responder las siguientes preguntas con urgencia.
1. ¿Las oficinas están repletas de papeles y/o archivos?
La gran cantidad de documentos esparcidos sobre los escritorios y un sin número de archivadores para “guardarlos” supone pérdida de tiempo, productividad y espacio en tu empresa.
Si respondiste que sí a esta pregunta requieres gestión documental digital. Todo estará guardado, accesible y seguro. Será mucho más fácil encontrar los documentos, recuperarlos y trabajar con ellos desde cualquier lugar de tu empresa.
2. ¿Cuándo necesitas un documento nadie lo consigue?
Vuelan los papeles, los empleados corren de un sitio a otro, buscan y rebuscan; pero el documento que necesitas nunca llega a tus manos. Si te es familiar esta situación, es imprescindible mejorar la gestión documental y organización de archivos.
Por medio de la indexación de metadatos encontrarás la información en cuestión de segundos.
Que no te asusten estas palabras es sencillo, los metadatos es un resumen de la información de un documento como autor, fecha, tamaño y palabras claves que lo describen.
Indexación se refiere a asignar etiquetas a los archivos teniendo en cuenta cómo vas a buscar la información. Por ejemplo, identificar facturas por cliente, vendedor, fecha, productos, etc. Así es más sencillo saber cuál fue el pedido relacionado con esa factura.
3. ¿Tus documentos están almacenados en cajas y carpetas?
Título de la imagen: Dónde guardas tus documentos
Si presentas problemas con la seguridad de tus documentos es porque es muy fácil acceder a ese famoso “cuartito de archivos”. Además, seguro que en muy poco tiempo vas a necesitar el “Cuarto de Archivo 2”.
Al contar con un software de gestión documental se reducen los riesgos relacionados con el trabajo de grandes volúmenes de papel como perdidas de documentos, duplicados, deterioro e incluso siniestros como incendios o inundaciones, evitando así graves perjuicios económicos.
Además, no requieres habilitar un gran espacio físico para guardar tus documentos y
trae incluido el cumplimiento de varias normativas de seguridad, como la Ley Orgánica de Protección de Datos y las ISO referentes a la descripción y gestión de la documentación, incluyendo la que ya es electrónica.
4. ¿Tienes elevados costes de impresión en tu empresa?
Lo más probables es que tú o tus empleados imprimen una o más copias de un documento para llevarla a otra oficina. Este tipo de práctica genera un gasto innecesario de papel e insumos en tú negocio.
Con un sistema electrónico de gestión documental puedes crear, editar, modificar y distribuir documentos de forma eficiente y segura. También logras tener diferentes versiones de un mismo documento y guardar su documentación de apoyo para su tramitación.
Así se acabaron los duplicados físicos que generan gastos e inseguridad de información y a la vez contribuyes con la preservación del medioambiente.
5. ¿Sabes quién modificó un documento y cuándo lo hizo?
En muchas ocasiones consigues un documento que se alteró, por ello necesitas saber quién fue el responsable y la fecha de su modificación. Puede ser que el cambio sea idóneo, pero ¿ya caducó?, ¿a quién le pregunto?, ¿por qué lo hizo?
Si cuentas en tu empresa con alguno de los tipos de sistemas de gestión documental, esta será una tarea sencilla y rápida de realizar. Por medio de la
trazabilidad de los documentos se garantiza que solo los usuarios autorizados ejecuten determinadas tareas.
Así puedes hacer el seguimiento del rastro de un documento y mantener un control adecuado de todos los cambios en tus documentos y las fechas en que se efectuaron.
6. ¿Y las copias de seguridad de tus documentos dónde están?
Cuando cuentas con un sistema de archivos físico significa que tienes que ocupar el doble de espacio y el doble de gastos de impresión. Pero, todo esto quedó en el pasado al tener un respaldo de todos tus documentos de forma virtual.
De este modo puedes nada más permitir el acceso a tu personal de confianza obteniendo mayor control, seguridad y eficiencia.
7. ¿Cómo se efectúa el envío de documentos entre departamentos?
El tener que compartir información entre los distintos departamentos de una empresa es algo cotidiano. El acceso rápido y seguro a los documentos desde cualquier lugar reduce el tiempo de búsqueda de información y, por consiguiente, de respuesta.
Pero, si tu personal está compartiendo los documentos por email pierdes todo el control, nunca sabrás si fue entregado, si se leyó, si lo cambiaron, etc.
En cambio, con un programa informático con únicamente un clic se envían los documentos al instante de modo seguro y manteniendo el control. También puedes crear accesos a carpetas o crear enlaces y compartirlos entre empleados o clientes si es necesario.
5 softwares que recomendamos para la eficiente gestión documental de tu empresa
Título de la imagen: Software para la gestión documental
Ahora bien, si ya realizaste el test anterior, lo más probable es que tengas dudas de cuál sistema elegir. No debes preocuparte por esto, ya que enseguida te explicamos en qué consisten algunos de ellos.
De igual forma, en Ofimática Samuel Zaragoza podemos ayudarte a seleccionar la opción más adecuada según las necesidades de tu empresa.
DocuWare la oficina sin papel
Este es un software que te permite gestionar tus documentos en la nube, automatizar el flujo de trabajo, digitalizar información y mucho más. Es posible utilizarlo en equipos remotos y en los diferentes departamentos de tu organización.
Captura tus documentos de manera segura con Document Navigator
Con este programa para la gestión electrónica documental puedes capturar, procesar y distribuir tu información de forma segura e inteligente. Es de fácil manejo y adaptable.
Digital Docu solución tecnológica para la gestión documental
Esta herramienta te permite agilizar la localización y tramitación de documentos de un modo automático. Te ayuda a guardar, organizar, automatizar procesos y conseguir documentos rápidamente según su contenido.
Es especial para manejar un gran volumen de documentos en formato digital, ahorrando tiempo, recursos y espacio.
Dokoni Case
Es la solución informática para la indexación de tus documentos. Además, ofrece flujos de trabajo modulares, botones para macros, importación de documentos de diferentes fuentes, métodos de notificaciones y más.
Digital Sending HP 5.0
Si necesitas mejorar el envío digital en tus impresoras, este es el software indicado para tu empresa. Es la solución de captura basada en servidor con una interfaz administrativa y de usuario final. Compatible con impresoras multifunción HP LaserJet, los remitentes digitales HP y los dispositivos de red HP Scanjet.
Título de la imagen: Beneficios de un buen software de gestión documental
En definitiva, son muchos los beneficios que obtienes al implementar un buen software para gestionar de manera sencilla la gran cantidad de documentos que se acumulan en tu negocio u organización.
¿Necesitas un gestor documental en tu empresa? ¿Qué esperas? Pásate a la digitalización, además cuentas con la asesoría y softwares de Ofimática Samuel Zaragoza.
