¿Cómo puede la autenticación de usuario mejorar la productividad empresarial, reducir el desperdicio y controlar los costes de impresión? Todo esto mientras maneja de forma segura información confidencial o sensible.
Esto puede ser una gran ventaja para tu empresa, descubre qué es y algunos de sus beneficios principales.
Qué es la autenticación de usuarios en una impresora
La autenticación de usuarios en una impresora es una forma para controlar quien accede a este equipo, muy útil para los negocios que suelen tratar con información sensible de la empresa.
Además, es una forma de controlar los costes de impresión, que de por sí son bastante elevados en cualquier negocio, siendo esta una de las razones por las que muchas empresas optan por el renting de impresoras. Existen distintos métodos de autenticación de usuario:
- Autenticación mediante código de usuario. La autenticación se lleva a cabo con códigos de usuarios de ocho dígitos. Para esto, es necesario registrar dicho código de usuario en la impresora con anterioridad. La autenticación se aplica a cada código de usuario.
- Autenticación básica. Este método se debe realizar mediante la libreta de direcciones de la impresora y puede aplicarse a cada usuario.
- Autenticación en Windows. Este puede aplicarse a cada usuario y debe realizarse mediante el controlador y servidor de Windows en la misma red de la impresora.
- Autenticación LDAP. Esta autenticación se realiza mediante el servidor LDAP, un protocolo basado en la conexión entre el servidor y el usuario. Al igual que los tres anteriores, este método también se puede aplicar a cada usuario.
Ventajas de la autenticación de usuarios para tu empresa
Ahora ya conoces qué es la autenticación de usuarios y los distintos métodos para configurarla. En Ofimática Samuel Zaragoza queremos que conozcas algunas de las ventajas principales. Echa un vistazo a las más destacadas.
Personalizado por usuario
Una excelente manera de controlar más tu impresora es registrando cuentas de usuario. Al hacer esto, puedes activar funciones adicionales que antes no estaban visibles. Este tipo de equipos con una configuración de identificación y contraseña tienen una experiencia de usuario más personalizada.
La personalización puede ser conveniente y mejorar la seguridad al limitar el acceso a funciones específicas que no le interesan.
Implementar funciones de seguridad
Los desafíos de seguridad de los documentos son un problema existente en cualquier empresa o negocio, tanto de gran o pequeño tamaño. Por lo tanto, aproximadamente dos tercios de los responsables de la toma de decisiones y directivos están de acuerdo en que la seguridad es una de las principales preocupaciones.
Al menos en una ocasión un empleado ha perdido documentos, ya sea dentro o fuera de la empresa. Sin embargo, al habilitar la autenticación, restringe el acceso a usuarios no registrados y evitas la impresión no deseada de registros confidenciales o información sensible.
Además, si la seguridad en la información que maneja tu empresa tiene un gran valor, debes saber que es importante tener cuidado con el historial de impresiones, siendo lo más recomendable eliminarlo para que nadie pueda acceder a él.
Reducir los costes de residuos
Un gran número de empresas están preocupadas por el desperdicio de impresiones o recursos que no son necesarios. Por lo tanto, la autenticación de usuario es una gran herramienta para evitar este problema.
Un ejemplo de esto es limitar a algunos usuarios a imprimir y copiar solo en B / N, es decir, en blanco y negro. Con la identificación de usuario y las contraseñas habilitadas, los administradores pueden proporcionarles acceso solo a lo que necesita un empleado.
Por ejemplo, bloquear todas las copias en color. Además, los administradores pueden asignar cuotas mensuales a los usuarios, lo que puede reducir las impresiones innecesarias.
En definitiva, ahora ya conoces cómo puede la autenticación de usuarios mejorar la productividad empresarial y todos los beneficios que puede aportar a tu empresa. Si tienes dudas sobre este proceso, puedes contactar con nuestros expertos para conocer las mejores opciones y métodos según las necesidades de tu negocio.
