Características del Software Ofimático y sus Beneficios en la Empresa
No existe una fórmula mágica para alcanzar el éxito en una empresa. Pero, si cuentas con el software ofimático y las herramientas adecuadas la productividad no tendrá límites.
¿Qué es el software ofimático y para qué sirve?
Los softwares de ofimática son un conjunto de programas para la computadora, impresoras y demás herramientas electrónicas. Su función en general es la de hacer el trabajo más rápido y de manera más eficiente.
Por ello, integran una variedad de funciones cómo:
- Crear archivos de texto.
- Modificar y almacenar información.
- Enviar y recibir documentos.
- Escanear e imprimir.
- Bases de Datos.
- Editores de imágenes.
- Análisis Estadístico y más.
Los anteriores son ejemplos de los básicos de cualquier suite ofimática. Sin embargo, depende de las necesidades de cada compañía.
Las últimas también entran en el software ofimático y de gestión. De hecho, existe una variedad de programas dedicados a diferentes fines en una oficina. Más aún, su función en general es automatizar o simplificar las tareas que tienen que ver con el manejo de archivos.
Características del software informático
Cada paquete instalado se adaptará a las tareas a cumplir en la empresa. Pero, todos integran características comunes.
Facilidad de uso
La ofimática utiliza aplicaciones fáciles de manejar. Por ejemplo, las hojas de cálculo siguen un modelo básico con instrucciones sobre su funcionamiento en cada una de las opciones. Lo mismo sucede con el procesador de textos o las presentaciones.
Período de entrenamiento corto
Una vez instalado un paquete personalizado es necesario enseñar a los oficinistas la manera de usarlo. Esto se hace solo cuando se integran programas avanzados, como bases de datos o software de finanzas. No obstante, gracias a la interfaz intuitiva, la capacitación suele durar poco tiempo.
Aplicaciones interactivas
La posibilidad de conectar distintas aplicaciones logra que se pueda interactuar entre ellos con la finalidad de hacer las tareas más rápido.
Por ejemplo, es posible crear un documento en el procesador de textos para luego enviarlo directamente a imprimir con el software de la impresora.
Funcionamiento online y offline
La mayoría de las aplicaciones están diseñadas para trabajar con internet. Esto les permite bajar o enviar información, bien sea a la nube de la compañía o por correo electrónico. Asimismo, estas deben servir fuera de conexión.
Incluso, algunas de ellas no la requieren. Lo que permite aprovechar el tiempo ante una eventualidad o trabajar en zonas donde la señal es nula.
Ventajas del software informático
Si optas por utilizar software informático en tu lugar de trabajo, este te aportará una serie de beneficios:
Rapidez en las tareas
La mayoría de las aplicaciones de ofimática están diseñadas con el objetivo de llevar una tarea manual a la computadora para hacerla más rápido. Asimismo, el almacenaje de los documentos está a solo un clic.
También la información contable se guarda en un base de datos común para que todos los encargados hagan uso de ella simultáneamente. De esta manera, la mayoría de las metas de las empresas se cumplen más eficazmente.
Aumento en la productividad
Uno de los beneficios a largo plazo es la reducción del tiempo de las tareas, el cual se puede emplear en otras labores. Por ello, con gestionar el trabajo también aumenta la eficiencia de los trabajadores.
La información se comparte
Gracias a los medios online, cómo la nube, los archivos, documentos, datos e información relevante se almacena en un mismo sitio. Para llegar a ella solo se necesita iniciar la sesión y ya están todos los datos a la mano.
Con ello se optimiza uno de los procesos más difíciles de las empresas que consiste en distribuir la información. Solo deberás elegir quienes tienen acceso a la totalidad o a una parte de la misma y no será preciso desplazarse entre oficinas buscando datos.
Es adaptable
Así como existe un sinfín de modelos de negocios, también hay soluciones de software pensados para ellos. La ofimática se adapta a las necesidades de cada uno, resolviendo inconvenientes en la gestión de las tareas y apoyando a los empleados. Gracias a esto, cualquier compañía puede mejorar su rendimiento.
El software es rentable
Las empresas que utilizan programas con el objetivo de mejorar el trabajo tienen a final de año un crecimiento financiero. Esto se debe a que se necesita menos tiempo al realizar todas las tareas. Mientras, la segunda es que con las horas libres se enfocan en más proyectos.
Instala software ofimático en tu oficina
Si te interesa aplicar el software ofimático y sus características para mejorar la gestión de las labores de tu impresora, tenemos para ti diversas soluciones. Contacta con el equipo de Ofimática Samuel Zaragoza y empieza a facilitar las tareas de tu oficina.
