Muchas empresas optan por el renting de impresoras y equipos multifunción, un servicio que permite utilizar los equipos más avanzados por un módico precio y, además, pagando sólo por lo que se imprime. Esta es una magnífica opción para el ahorro de cualquier empresa.
Pero, ¿Qué modelo escoger? ¿Cuál es el que más se adapta a cada negocio? Estas preguntas son bastante recurrentes, ya que una mala elección puede revertir ese ahorro y convertirlo en pérdidas.
Cada empresa tiene unas necesidades específicas que se cubren con distintos modelos de impresoras. Por eso, hay que prestar especial atención a las funciones del modelo que alquilamos. Aquí algunas claves a la hora de contratar el renting de impresoras.
Tipo de conectividad
Actualmente, casi todos los modelos de impresoras y equipos multifunción tienen WiFi integrado, característica muy común en los equipos destinados a las oficinas, pero no es la única opción de conectividad posible. ¿Hay más opciones de conectividad?
Una de las cosas a tener en cuenta es al número de usuarios que van a utilizar la impresora. Por ejemplo, si el número de usuarios es reducido y el equipo multifunción se encuentra en el mismo espacio de trabajo, una conexión Ethernet ofrece unas mejores ventajas. Evita caídas inesperadas del sistema y reduce los tiempos de espera. No obstante, si el número de usuarios es cuantioso, es más adecuada la conexión WiFi.
Los puertos USB y los lectores de tarjeta son muy útiles para imprimir tan solo conectando uno de estos dispositivos al equipo. Por otra parte, conexiones como la conectividad móvil o el cloud computing permiten una impresión rápida y desde cualquier lugar.
Calidad de impresión
Antes de decantarnos por cualquier renting de impresoras es muy importante que sepamos exactamente cuáles son las necesidades de nuestro negocio, con qué documentos trabajamos y cuáles son las mejores opciones para éstos.
Si la empresa trabaja únicamente con textos – ya sean cartas, borradores o escritos –, una impresora multifuncional B/N es la mejor opción. Es la opción más práctica en cuanto al consumo y ahorro de tinta, sin que la calidad sea baja.
Cuando la empresa trabaja con documentos que ha de entregar a terceros, la calidad es un requisito indispensable. Una impresora láser multifunción sería una buena opción, ya que garantiza una buena calidad tanto para el texto como para los gráficos. Indiferentemente de que será monocromática o a color.
Por último, si la empresa trabaja con imágenes o fotografías, el equipo más adecuado es una impresora a color multifuncional profesional. Como su nombre indica, estos equipos son excelentes para negocios donde el impacto de color y la facilidad de su uso son prioritarios.
Impresión a color o B/N
Escoger un equipo con más funciones de las que se van a utilizar en la empresa puede volverse en contra. Está claro que existen equipos multifuncionales que pueden mejorar la productividad y agilizar el trabajo gracias a sus avanzadas funcionalidades, pero hay que tener en cuenta el tamaño de la empresa y el flujo de trabajo del día a día.
Escoger entre una impresora en color o en B/N puede sonar un tanto ridículo (cualquiera escogería mucho antes una impresora a color), pero cabe sopesar todo lo que ello conlleva. Las impresoras en B/N no significan menos calidad, ni mucho menos.
De hecho, si el color no es una función estrictamente necesaria, con el mismo precio de alquiler se puede elegir un modelo B/N con otras funcionalidades que resulten más útiles a la empresa.
Velocidad y cantidad de impresión
Esta es una de las decisiones que permitirá a la empresa ahorrar tiempo y dinero. La velocidad y la capacidad de almacenaje de papel de la impresora es una característica que no se debe obviar. Estas dos características deben ir de la mano, se ahorra tiempo de impresión por su gran velocidad pero se debe recargar continuamente el papel, se estará perdiendo ese tiempo ahorrado.
Normalmente, las impresoras en B/N son, lógicamente, más rápidas que las impresoras policromáticas. Pero generalmente, para una empresa de tamaño medio, se recomienda una impresora que imprima como mínimo 30 páginas por minuto.
Estas son solo algunas de las cuestiones que se tienen que tener en cuenta a la hora de alquilar una impresora profesional. El tamaño máximo y mínimo de papel o la impresión a doble cara también son factores a tener en cuenta.
En Ofimática Samuel Zaragoza ofrecemos renting de impresoras con el modelo que más se ajusta a cada empresa. Aconsejamos sobre todas las características de un equipo multifuncional profesional para facilitar el trabajo y mejorar la productividad de cualquier empresa.
