No es una novedad que las empresas y negocios cada vez más requieren un ambiente de trabajo inteligente y ágil. Así, ya desde hace un tiempo la combinación de inteligencia artificial con los sistemas de gestión documental simplifica y mejora la eficiencia en el manejo de información y documentos.
La Inteligencia Artificial (IA) han revolucionado la forma en que las empresas y organizaciones manejan sus documentos, información y la extracción de metadatos. La IA es capaz de automatizar y optimizar procesos de gestión documental, mejorando la precisión, eficiencia y velocidad de estos procesos.
Ventajas de la gestión documental con IA
La Inteligencia Artificial (IA) es una rama de la informática que busca desarrollar algoritmos y sistemas que puedan realizar tareas que requieren inteligencia humana, como el aprendizaje, la toma de decisiones y el reconocimiento de patrones.
De esta forma, en la gestión documental, la IA puede ser aplicada para automatizar y optimizar tareas repetitivas y tediosas.
La IA puede automatizar y optimizar procesos de gestión documental
La IA puede optimizar procesos de gestión documental al realizar tareas de manera más rápida y precisa que los humanos, y al liberar tiempo para que los profesionales se enfoquen en tareas más estratégicas y valiosas para su organización.
Algunos de los beneficios que aporta a la gestión documental son:
- Clasificación automática de documentos.
- Indexación automática.
- Búsqueda de documentos.
- Automatización de tareas repetitivas.
Ahorro de tiempo y costes en la gestión documental
Algo tan importante para una empresa como la reducción del tiempo al realizar procesos y la disminución en los costes de producción son solucionados con la gestión documental con IA.
- Aumenta la productividad.
- Reducción de errores.
- Acceso más rápido a la información.
Estructuración de datos
En la gestión documental, la IA puede analizar el contenido de los documentos y asignarles etiquetas y categorías relevantes. También puede extraer información relevante de los documentos, como fechas, nombres de personas y ubicaciones, y almacenarlos en un formato estructurado para su posterior uso.
Seguridad en la gestión documental con IA
Sí, la IA también puede aumentar la seguridad de la información en la gestión documental de varias maneras:
- Trazabilidad de documentos: realiza un seguimiento automático de los documentos y sus versiones.
- Firma digital: utiliza algoritmos de cifrado para proporcionar una capa adicional de seguridad en la firma digital de documentos.
- Autentificación de usuarios: garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder a los documentos y realizar acciones en ellos.
- Reglas de seguridad: realiza un seguimiento automático de las reglas de seguridad y garantiza que se cumplan para proteger la información confidencial.
En resumen, la IA tiene el potencial de transformar la gestión documental y su impacto en la empresa ya es muy significativo. Si requieres más información al respecto en Ofimática Samuel Zaragoza están más que dispuestos a ayudarte.
