Con el pasar de los años algunos servicios se van automatizando gracias al desarrollo de aplicaciones y tecnología. Esto sucede a menudo con los softwares para empresas, quienes buscan agilizar tareas, ahorrar tiempo y costos. DocShare es una de esas soluciones, centrada en la gestión documental de una organización.
Si aún no tienes un programa que se encargue de ordenar los registros de tu despacho seguro albergas una gran cantidad de documentos en físico. Cada día producimos más y más archivos, los cuales se van acumulando dentro de cajas o archivadores. Esto es lo normal, pero su manejo podría ser más simple.
Desde ubicar un folio en específico hasta ordenar uno nuevo dentro de su correspondida carpeta, entre más papeles tengas más difícil será la tarea. Con miras en agilizar procesos de búsqueda, controlar el acceso y editar de forma rápida documentos se creó DocShare Gestión documental profesional. Te contamos un poco más a cerca de él y sus beneficios.
¿Qué es DocShare?
Se trata de un software diseñado especialmente para empresas sin importar el tamaño de la organización. Su función es automatizar la gestión de los archivos documentales en una sola aplicación. Bien sea un ordenador, una tablet o un smartphone.
A través de ella se administran todos los papeles, desde los viejos apilados en los estantes hasta los nuevos producidos a diario. Sin importar si se trata de un archivo en físico o uno creado directamente para su distribución digital, todos ellos estarán almacenados directamente en el programa.
Esta es su principal función, la de remplazar los viejos ordenadores por una carpeta virtual. Con ello, desde su instalación se nota el cambio en las compañías porque ya no se requiere de tanto espacio destinado a guardar papel. Más aún, algunas empresas luego de su instalación optan por aprovechar estas habitaciones convirtiéndolas en oficinas.
Funciones de DocShare
No solo se trata de reducir la cantidad de documentos en los despachos. DocShare Konica Minolta es una herramienta que facilita diferentes procesos, gracias a sus múltiples funciones. Estas son algunas de sus principales características:
Administración
El trabajo de administración comienza escaneando toda la documentación antigua apilada que están en los organizadores de la empresa. A partir de allí se van creando diferentes apartados dónde se almacena cada archivo según su tipo y función. De hecho, se automatiza a fin de ir guardando en línea las facturas, los contratos y albaranes nuevos.
Compatible con tu ERP
Uno de los avances de esta herramienta es su personalización, ya que en lugar de la empresa adaptarse a sus funciones son ellas quienes lo hacen a tus necesidades. Por esto es compatible con el sistema de planificación de recursos empresariales y el contable. Por tanto, no solo está la información organizada sino compartida con los demás programas.
Acceso desde cualquier lugar
La documentación subida al sistema se guarda en una nube, un servidor conectado a internet con disponibilidad inmediata. Gracias a esto es posible buscar información en tu base de datos aún fuera de las dependencias de la empresa. De hecho, solo es necesaria una computadora, una tablet o un smartphone y tener acceso al sistema.
Motor de búsqueda integrado
El principal problema de la organización en archivadores es el tiempo perdido intentando ubicar un folio en específico. Eso es cosa del pasado, aun si tienes una base de datos con muchos gigabytes de información. Con el motor de búsqueda solo necesitas ingresar un par de palabras, el nombre o el tema y aparecerán en segundos los archivos buscados.
Ventajas de DocShare para tu empresa
Los desarrolladores apuntan a soluciones informáticas de este tipo por su gran rentabilidad. En un año verás el ahorro de tu inversión, ese es el lema de DocShare. Pero además de suponer una alternativa más económica a la administración tradicional, también tiene otras ventajas como:
- Ahorrar en espacio físico. Te puedes deshacer de los papeles acumulados porque ahora están todos guardados, listos a imprimir en cualquier momento. Incluso evitarás generar más, la documentación diaria se irá almacenando automáticamente en línea.
- Te permite digitalizar de forma rápida archivos físicos y gestionarlos de manera eficiente. Cada folio nuevo irá directo a la base de datos donde lo podrá encontrar quien lo necesite si necesidad de apartarse de su escritorio.
- Aumenta la seguridad de tu información. Tú decides a quienes otorgar acceso al software y a qué información tienen permiso de llegar.
- De forma automática el software evita el duplicado de archivos. Esto supone guardar todas las copias y actualizaciones en un solo lugar.
Instalar DocShare para tu negocio
Si estás decidido a agilizar los procesos de almacenamiento de información con DocShare tenemos a tu dispositivo el servicio instalación. Ponte en contacto con Ofimática Samuel Zaragoza y en poco tiempo dejarás de preocuparte por las pilas de papel en tu despacho.
