Impresiones contra digitalización de contenidos, ¿los formatos electrónicos superarán y dejarán de lado a los formatos en papel? En este artículo queremos contarte todo acerca de este tema y la necesidad que tiene tu empresa de aprovechar las bondades que ambas opciones ofrecen.
Aunque hoy en día la tecnología ha avanzado mucho y la información virtual se ha convertido en algo cotidiano, aún continúa siendo imprescindible el uso de los documentos impresos en nuestro día a día.
Tanto en cuestiones de seguridad, practicidad y muchas otras más, el papel nos da una serie de ventajas que podemos aprovechar y de las cuales sacar gran partido.
Enseguida te mostramos un poco acerca de los pros y contras de la digitalización de la información y de la impresión tradicional y en qué ocasiones es mejor tener un respaldo en papel al alcance de tu mano.
Ventajas de los formatos impresos
Los formatos impresos son todos aquellos documentos cuya información se encuentra plasmada con tinta en hoja de papel. Entre las ventajas que estos ofrecen se encuentran las siguientes:
- La información impresa es resguardada de forma íntegra en un lugar seguro.
- No es posible alterar o modificar este tipo de documentos.
- Son firmados de manera autógrafa, es decir, por la propia persona con su puño y letra.
- Se les puede consultar sin requerir un ordenador u otro dispositivo electrónico.
Desventajas de los formatos impresos
- Estos pueden ser hurtados o revisados por individuos ajenos o de la propia empresa sin autorización previa.
- Son vulnerables ante siniestros o accidentes como huracanes, tormentas, inundaciones, fuego, etc.
- Requieren de un almacenamiento especial para no sufrir daños que suelen ocurrir en el papel en el transcurso del tiempo.
Ventajas de los formatos digitales
Estos documentos son aquellos que puedes visualizar gracias a la ayuda de un dispositivo. Brindan ciertas ventajas como:
- La facilidad de resguardar tu información de manera segura en un espacio digital.
- Pueden ser firmados por otros individuos sin la necesidad de encontrarse presentes.
- Dan la facilidad de acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier sitio con conexión a internet.
- Son fáciles de compartir.
Desventajas de los formatos digitales
- El rápido y constante avance de la tecnología puede causar que un tipo de archivo quede desfasado en tan solo unos cuantos años.
- La información es vulnerable ante cualquier intento de ataques informáticos, por lo que es importante invertir y mantenerse actualizado en cuanto a seguridad cibernética.
Al comparar las impresiones contra la digitalización de contenidos, podemos observar que ambos cuentan con sus propios pros y contras, por lo que ninguna alternativa es completamente superior a la otra y cada uno puede aportarnos grandes beneficios.
Es fundamental que lleves a cabo un análisis de las necesidades de tu organización y pienses cómo te es posible sacar la mejor partida a estas dos opciones.
La importancia de las impresiones en el mundo actual
Existen ciertos trámites, documentación e información de alto valor que exigen la utilización de un formato físico y para los cuales es idóneo tener un respaldo tanto electrónico como en papel al mismo tiempo. Algunos ejemplos son los siguientes:
- Claves de acceso: Por seguridad, es recomendable tener una contraseña distinta para cada cuenta. Para prevenir que sean vulneradas por ciberataques, tenerlas impresas en papel es una opción perfecta.
- Tarjetas de presentación: Aunque existen muchas plataformas para ofrecer tu información profesional, las tarjetas de presentación continúan siendo vigentes. Son una manera práctica y rápida para dar tu contacto a personas que no cuentan con mucho tiempo o conexión a internet en el momento.
- Licencias y permisos: Para cualquier documento de este tipo es importante contar con ellos de forma impresa ante cualquier inspección que se pueda llevar a cabo en la empresa y se requiera tenerlos a la mano.
- Contratos: Cualquier organización posee una gran cantidad de contratos tanto con clientes como con proveedores y empresas externas. Para obstaculizar cualquier tipo de falsificación, es mejor llevar a cabo la formalización de estos documentos con una firma hecha a puño y letra.
Como te habíamos mencionado, es conveniente mantener estos documentos e información en ambas maneras.
De esta forma, resulta mucho más seguro y a su vez te permite adaptarte a las diferentes necesidades del caso en cuestión, ya que habrá ocasiones en que necesitarás uno u otro formato.
¿Cuál es el futuro de la impresión en papel?
Pese a que el proceso de digitalización se está extendiendo y su utilización ha ido en aumento, hay ciertas cosas para las que la impresión tradicional seguirá desempeñando una función muy importante.
En diversos aspectos como la seguridad y practicidad, el archivo físico y tangible continúa siendo un elemento imprescindible para cualquier empresa.
¿Cuál es nuestra conclusión en este análisis de impresiones contra digitalización de contenidos? Lejos de desaparecer, el papel seguirá formando parte de nuestras vidas y para sacarle partida, debemos conocer la mejor manera de compaginarlo con las nuevas tecnologías.
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